PM 3311D1 - TAKLIMAT

DEFINISI

Taklimat ditakrifkan sebagai penerangan ringkas tentang sesuatu yang dihasilkan atau sesuatu yang berlaku.

Lebih jelas lagi taklimat dikatakan sebagai ucapan untuk memaklumkan dan disampaikan sama ada secara komunikasi dua hala dalam situasi formal atau kombinasi formal dan tidak formal.

PENYEDIAAN TAKLIMAT

Taklimat memerlukan persediaan yang rapi dengan mempertimbangkan beberapa faktor semasa menyediakannya.

Pertimbangan Khalayak/Hadirin

      Penentuan siapakah khalayak yang boleh membantu menentukan jenis taklimat yang mereka perlukan.

      Penentuan taraf khalayak dapat menjelaskan bahasa, suasana dan kandungan taklimat.

      Menentukan bilangan khalayak yang boleh membantu dalam penyediaan nota, tempat, jamuan dan lain-lain lagi.

Pertimbangan Suasana

      Suasana dikatakan formal – khalayak terdiri daripada orang kenamaan, pegawai kerajaan/swasta,pelawat luar negara, atau dif-dif kehormat seperti D.Y.M.M. Sultan, D.Y.T.M. Tengku Mahkota atau Raja Muda.

      Suasana dianggap kombinasi formal dan tidak formal – khalayak terdiri daripada ibu bapa, murid, belia, penduduk kampung, buruh, petani dan sebagainya.

      Lazimnya suasana formal memerlukan teks taklimat yang kompleks

      Teks taklimat bagi suasana kombinasi formal dan tidak formal adalah ringkas dan mudah.

Taraf Khalayak

      Penyampai taklimat perlu mengetahui taraf khalayaknya.Pengetahuan ini dapat menolong komunikator dalam menyediakan sapaan atau salutasi.

      Satu taraf khalayak- tetamu terdiri daripada pemimpin-pemimpin peringkat menteri, orang kenamaan, orang bergelar, ketua-ketua jabatan dan sebagainya.

      Dua taraf khalayak- tetamu terdiri daripada D.Y.M.M. Sultan atau D.Y.T.M. Raja Muda/Tengku Mahkota dan orang kenamaan tertentu.

FORMAT TAKLIMAT

Penyediaan taklimat berbeza formatnya mengikut taraf khalayak yang akan hadir.

1.Taklimat satu taraf khalayak

   (a) Tajuk

   (b) Salam, sapaan biasa atau salutasi berprotokol

   (c) Kata alu-aluan

   (d) Pengenalan diri/organisasi/jawatan dan sedikit ringkasan taklimat

   (e) Kandungan taklimat

   (f)  Penutup

   (g) Sesi soal jawab

2. Taklimat dua taraf khalayak

    (a) Tajuk

    (b) Salam, salutasi berprotokol dan sapaan biasa.  

    (c) Puji-pujian

    (d) Ringkasan sembah taklimat

    (e) Kandungan

    (f ) Sesi soal jawab   

KANDUNGAN TAKLIMAT

Kandungan taklimat ditentukan oleh taraf khalayak dan bergantung kepada:

1. Apa yang hendak dimaklumkan

Taklimat begini mempunyai tujuan untuk memberitahu maklumat tentang pihak yang menyampaikan taklimat itu.

2. Apa yang khalayak ingin tahu 

Taklimat jenis ini memerlukan penyediaan yang teliti terlebih dahulu, seperti membuat penyelidikan, pengumpulan data dari soal selidik atau temu bual serta menyusunnya dengan baik.

1. KEMAHIRAN

       Kemahiran mentakrifkan

   - menjelaskan makna-makna yang tepat tentang istilah-istilah dan idea-idea yang dibentangkan

        Kemahiran menjelaskan

   - menyediakan hujah-hujah yang lengkap terutamanya kepada maklumat-maklumat asas

       Kemahiran menunjukkan

   - komunikator hendaklah bersedia membuat demonstrasi

       Kemahiran menceritakan

   - ada ketikanya boleh digunakan untuk memberikan penjelasan yang terpeinci akan sesuatu situasi.

       Kemahiran membezakan

   - untuk membandingkan dua perkara atau keadaan untuk menyedarkan khalayak antara yang sama dan yang berbeza.

       Kemahiran melaporkan

   - menyampaikan laporan yang baik, jelas, objektif lengkap dan tepat.

2. BAHAN ATAU ALAT BANTU

3. NADA / INTONASI

      Sebaiknya, komunikator memulakan taklimat dengan nada dan intonasi yang rendah, kemudian meninggi dan rendah semula apabila smpai ke penghujug takliamat.

      Nada dan intonasi boleh ditinggikan ketika sesi soal jawab.

      Jika mempunyai suara yang rendah, mikrofon boleh digunakan untuk meninggikan suara.